Viele Unternehmen betrachten die Archivierung als notwendiges Übel, denn es erfordert nicht wenig Ressourcen und Zeit – welche nicht in Unternehmensgewinne resultieren. Dennoch ist es auf Grund gesetzlicher oder steuerrechtlicher Vorgaben zwingend notwendig diese Dokumente abzulegen und aufzubewahren.
Eine digitale Archivierungsstrategie und das richtige DMS können hier Aufwand und Kosten sparen. Was ist eigentlich eine (digitale) Dokumentenarchivierung und was gilt es dabei zu beachten?
Was bedeutet Archivierung?
Unter dem Begriff „Archivierung“ versteht man die dauerhafte und unveränderbare, sowie in der Regel systematische und kontrollierte Speicherung von Dokumenten. Insbesondere im IT-Zeitalter erfolgt diese Archivierung oft in Form der elektronischen Speicherung von Daten und digitalisierten Akten mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, auch weiterhin permanent, sporadisch oder sogar nicht mehr benötigte, aber dennoch aufbewahrungswürdige oder aufbewahrungspflichtige Daten sicher und jederzeit griff- bzw. abrufbereit vorzuhalten.
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Die GoBD gelten uneingeschränkt für alle Unternehmen, unabhängig von deren Größe. Betroffen sind also Großkonzerne ebenso wie KMU(s). Und selbst für Freiberufler gelten die Vorgaben dieser Grundsätze. Bei der auf den ersten Blick scheinbaren Diskrepanz zwischen den GoBD-Richtlinien und den Vorgaben der DSGVO, also der Datenschutzgrundverordnung, die festlegt, wie personenbezogene Daten vor dem Zugriff Dritter zu schützen sind, hat übrigens keine der beiden Regelungen „Vorrang“. Die Aufbewahrungspflicht ist in jedem Fall einzuhalten. Auch sensible Daten wie beispielsweise Personalunterlagen sind über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher und eben zusätzlich analog zur DSGVO zu archivieren.
Mit den Richtlinien der GoBD, also den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, muss sich jeder Unternehmer zwangsläufig auseinandersetzen. Die Neufassung der GoBD definiert auch die Regelungen hinsichtlich der steuerrechtlichen Akzeptanz des mobilen Scannens und damit der Erstellung elektronischer Dokumente im papierlosen Büro. Dadurch ist auch die Rechnungsdigitalisierung GoBD-konvergent und somit rechtskonform.
Welche Dokumente unterliegen denn nun aber eigentlich der revisionssicheren Archivierungspflicht, wenn ein Unternehmen seine Dokumente archivieren und dabei die Umstellung auf ein papierloses Büro vornehmen möchte? Zunächst einmal gibt der Gesetzgeber vor, dass Dokumente, die eine Steuerrelevanz besitzen, GoBD-konform archiviert werden müssen. Dazu gehören primär:
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Jahresbilanzen
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Bücher und Aufzeichnungen wie das Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher
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Die Eröffnungsbilanz
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Buchungsbelege wie etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen
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Handels und Geschäftsbriefe – und damit die gesamte schriftliche Korrespondenz zur Einleitung und Abwicklung sowie zum Abschluss oder Widerruf eines Geschäftsvorgangs
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Inventare
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Lageberichte
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Unterlagen nach Artikel 15, Abs. 1 und Artikel 163 des Zollkodex
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Alle weiteren Dokumente, sofern sie zur Besteuerung relevant sind, beispielsweise Personalunterlagen
Die bereits angesprochenen Aufbewahrungsfristen für alle archivierungspflichtigen Dokumente betragen in der Regel zehn Jahre. Angebote mit Auftragsfolge, Frachtbriefe und Lieferscheine sowie Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlen müssen dagegen nur sechs Jahre lang archiviert werden.
GoBD-Konformität – was gilt es zu beachten?
Die seit Januar 2015 geltenden Richtlinien der GoBD sehen einige allgemein gültige und prinzipielle Grundsätze vor:
Ordnungsmäßigkeit
Klar strukturierte Dokumente, geordnet nach Datum, Absender-Empfänger und Geschäftsbereichen sind unverzichtbar und speziell für Betriebs- und Wirtschaftsprüfer Voraussetzung. Ein DMS legt Regeln, Datenstrukturen und Abläufe fest, um eine eindeutige Zuordnung sicherzustellen.
Nachvollziehbarkeit
Die Speicherung der Dokumente muss nachvollziehbar erfolgen. Ein Grundprinzip der GoBD lautet : Keine Buchung ohne Beleg! Ohne ein DMS kann allerdings allein schon die Suche nach einem einzelnen Beleg viel Zeit in Anspruch nehmen. Darüber hinaus lassen sich auch weitere zum Vorgang gehörende Dokumente, wie etwa ein Lieferschein, schnell in einem Dokumentenmanagement-System abrufen.
Lückenlosigkeit
Alle erfassten Daten müssen nicht nur vollständig, sondern auch lückenlos aufbewahrt werden. Bei einer Rechnung wären das zum Beispiel eine eindeutige Belegnummer, sowie das Datum, Absender und Empfänger. Auch bei diesem Punkt kann eine DMS helfen und sicherstellen, dass zu jedem Beleg die relevanten Informationen bei der Ablage abgefragt werden.
Richtigkeit
Geschäftliche Vorgänge müssen wahrheitsgetreu sein, ebenso müssen alle rechtlich notwenigen Angaben vorhanden ein. Ein DMS unterstützt auch hier, denn es dokumentiert immer den kompletten Geschäftsvorfall inklusive aller erforderlichen Belege.
Rechtzeitigkeit
Manipulationen sollen durch eine unmittelbare Buchung verhindert werden. Vom Eingang des Dokuments bis zur eindeutigen Buchung und Archivierung dürfen nicht mehr als zehn Tage verstreichen. Auch hier ist ein DMS die perfekte Lösung, denn ein unmittelbares Scannen und digitales Ablegen von Dokumenten im System lässt terminliche Buchungsprobleme gar nicht erst entstehen.
Dokumentation
Eine Ablaufdokumentation ist zwingend für eine GoBD-konforme Ablage erforderlich: Inhalte, Prozess und Ergebnisse der genutzten Systeme müssen klar definiert sein. Vorgaben der GoBD sind unter anderem:
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Indexiertes Ordnungssystem: Steuerrelevante Dokumente müssen in einem geordneten System archiviert werden, um eine einfache Auffindbarkeit sicherzustellen.
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Erhalt des Ursprungsformats: Dokumente, die digital erstellt oder gescannt wurden, müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Konvertierte Versionen müssen ebenfalls archiviert werden.
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Sicherheit von Hardware und Software: Die Hardware-Komponenten und Software, die für die Archivierung genutzt werden, müssen vor möglichen Angriffen geschützt werden.
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Lesbarkeit und Unveränderbarkeit: Bei der digitalen Archivierung muss sichergestellt werden, dass die Dokumente lesbar und unveränderbar bleiben. Dies ist entscheidend für rechtliche Zwecke.
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Maschinelle Dokumentenauswertung: Es sollte die Möglichkeit bestehen, Dokumente maschinell auszuwerten, um Informationen extrahieren zu können.
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Protokollierung von Datenmodifizierungen: Jede Änderung an den archivierten Daten muss protokolliert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
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Ausschluss der Datenverkleinerung: Datenmengen dürfen nicht ohne weiteres verkleinert werden, es sei denn, es gibt gesetzliche Bestimmungen, die dies erlauben.
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Vernichtung papierbasierter Dokumente: Papierdokumente können nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden, sofern keine gesetzlichen Hindernisse vorliegen und eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung gewährleistet ist.
Es genügt nicht, lediglich elektronische Dokumente als Dateien zu speichern. Schon allein das Potenzial zur Löschung einzelner Dokumente stellt einen Verstoß gegen die GoBD dar. Eine korrekte Einhaltung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen kann nicht nachweisbar gegenüber dem Finanzamt erfolgen, und die Dokumente wären nicht ausreichend vor Manipulation geschützt. Daher ist die Verwendung einer professionellen Archivierungssoftware und entsprechender Archivierungssysteme in jedem Fall unumgänglich.
”Wir arbeiten mit Professional ERP viel nachhaltiger, weil wir viel weniger Papier und Drucker brauchen.
Manuel SchlichterGeschäftsführer Schlichter GmbH
Was ist eine “sichere Dokumentenarchivierung”?
Unter einer sicheren Dokumentenarchivierung versteht man das Ablegen geschäftsrelevanter Dokumente, die aktuell nicht in Gebrauch sind, in einem sicheren digitalen Speicher und für einen längeren Zeitraum. Da immer mehr Unternehmen eine digitale Schriftgutverwaltung und damit das papierlose Büro aufgrund zahlreicher Digitalisierungsvorteile, wie beispielsweise reduzierte Betriebskosten und eine höhere Sicherheit sowie Compliance, einführen, nutzt auch eine zunehmende Anzahl von Betrieben Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur Speicherung von Dokumenten.
Dieses digitale Dokumentenarchiv steuert den Zugriff auf die archivierten Daten über spezifische Benutzerrechte und verfügt zudem über Aufbewahrungsrichtlinien, die eine rechtskonforme Speicherung und Vernichtung von Dokumenten sicherstellen.
Nutzen und Vorteile einer digitalen Archivierung
Unumstritten ist, dass ein digitales Dokumenten-Archiv gegenüber einem papierbasierten Archiv einiges an Platz spart. Ersteres benötigt weder Ordner und Regale noch zusätzliche Räumlichkeiten. Hinzu kommt eine deutliche Reduktion von Arbeitszeit und Kosten, denn ein digitales Archiv kostet keine Miete und ist durch umfassende Filterfunktionen und Verschlagwortung schnell durchsuchbar. Das erleichtert Mitarbeitern insofern die alltägliche Arbeit, als dass es ein zügiges Auffinden von Dokumenten begünstigt. Doch das Archivieren von Dokumenten ist trotz aller Vorteile kein Prozess, der sich von heute auf morgen umsetzen lässt.
