Digitales Dokumentenmanagement

Den Nutzen und die Vorteile, die ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) mit sich bringt wird von vielen KMU-Unternehmen unterschätzt. Die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung sind enorm und ist ein zwingender Schritt jeder digitalen Transformation. Die Dokumentenablage und -archivierung kann Ihre Prozesse beschleunigen und tragen so auch zur Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens bei. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen welche Gründe für den Einsatz eines DMS sprechen.

In einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden elektronische und digitalisierte (gescannte) geschäftsrelevante Dokumente verwaltet. Die DMS-Software speichert Dokumente aller Art und aus verschiedensten Quellen zentral in einer Datenbank. Sie übernimmt die Organisation und Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Das Herzstück eines DMS ist die digitale Archivierung.

Gesetzeskonforme Ablage (GoBD)

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt am Ende immer beim Unternehmer. Daher gehört auch die Wahl eines System dazu, dass die Erfüllung der Anforderungen gewährleistet. Digitale oder gescannte Belege, Emails und andere Dateien können mit einem DMS System rechts- und revisionssicher aufbewahrt werden. Die Dokumente werden originalgetreu archiviert und sind zudem vor Manipulationen geschützt. Verschiedene Protokolle dokumentieren den Umgang mit den Dokumenten von Erstellung bis zur Löschung.

Finden statt suchen

Ein DMS-System ermöglicht es Ihren Mitarbeiten, Dokumente und Informationen schnell und effizient zu finden, wodurch die Arbeitsabläufe rationalisiert und beschleunigt werden. Informationen und benötigte Unterlagen stehen sofort bereit. Durch eine richtige Klassifizierung und Verschlagwortung erhalten die Dokumente einen Bezug und stehen somit an der richtigen Stelle in Ihrem Unternehmensprozess zur Verfügung. Oftmals können die Dokumente auch auf mobilen Endgeräten bereitgestellt werden, so dass auch unterwegs ein schneller Zugriff erfolgen kann.

Prozesse optimieren und automatisieren

Nicht nur die schnelle Verfügbarkeit beschleunigt Ihre Prozesse, sondern auch der digitale Umgang mit den Dokumenten kann neue und schnellere Prozesse erst ermöglichen. Andere Prozesse, wie bspw. die Ablage von Rechnungskopien entfallen gänzlich, da diese automatisiert im Hintergrund ausgeführt werden.

Mittels OCR Lösungen können Dokumente auch automatisiert erfasst werden und beschleunigen dadurch nicht nur Ihre Prozesse, sondern vermeiden Fehler. Eine Rechnungsprüfung inkl. Verbuchung der Eingangsrechnung kann auf diesen Weg vollständig automatisiert abgewickelt werden.

Sicherheit und Zugriff

Ein DMS-System bietet höhere Sicherheit und Schutz vor Datenverlust und unberechtigtem Zugriff, da es eine zentrale Kontrolle über den Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten ermöglicht. Ein passendes Sicherheitskonzept bildet hierfür die Basis. Hierbei sind bspw. die folgenden Themen zu beachten:

• Welche Mitarbeiter erhalten auf welche Dokumententypen Zugriff?

• Welche Funktionen stehen wem zur Verfügung?

• Ist das System gegen unbefugten Zugriff geschützt?

• Gibt es eine Datensicherung und Wiederherstellungsszenarios? Funktionieren diese?

Aber auch gegen physische Schäden sind digitale Systeme besser geschützt. Eine gesamte Kopie aller Unterlagen kann einfacher außer Haus oder in anderen Brandabschnitten gelagert werden.

Papierlos und nachhaltig

Durch die digitale Archivierung von Dokumenten werden physische Archive überflüssig oder können zumindest deutlich verkleinert werden. Dies reduziert nicht nur den Platzbedarf, sondern auch den Energiebedarf für Klimatisierung und Beleuchtung der Archivräume. Diese Einsparungen können je nach Größe des Archivs und des Unternehmens beträchtlich sein.

Zusätzlich führt die Reduzierung von Papier- und Druckkosten zu einer weiteren Entlastung der Umwelt. Der Verbrauch von Papier hat einen erheblichen Einfluss auf die Umweltbilanz, da für die Produktion von Papier große Mengen an Wasser, Energie und Holz benötigt werden. Zudem führt die Entsorgung von Papierabfällen zu weiteren Umweltbelastungen.

Zusammenfassung

Durch eine digitales Archivsystem werden Ihre Abläufe beschleunigt und die Wettbewerbsfähigkeit gestärkt. Der schnelle Zugriff auf Ihre Dokumente, die Optimierung und Automatisierung von Prozessen tragen dazu bei, dass ein effizienteres Arbeiten möglich ist.

Zudem bietet ein DMS-System höhere Sicherheit und Schutz vor Datenverlust und unberechtigtem Zugriff, reduziert den Platzbedarf und entlastet die Umwelt durch die Reduzierung von Papier- und Druckkosten.

Der Einsatz eines DMS ein wichtiger Schritt in der digitalen Transformation und sollte in Unternehmen jeder Größe zum Einsatz kommen.