Das geplante Wachstumschancengesetz hat die Diskussion über die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen nun intensiviert. Alle Unternehmen sollen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Dies impliziert, dass Papierrechnungen oder herkömmliche PDF-Rechnungen nicht länger zulässig sind.
Bereits 2022 veröffentlichte die EU-Kommission im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ einen Vorschlag für eine Richtlinie, die auf dem Hintergrund der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug als einen von drei Punkten auch Mehrwertsteuermeldepflichten und elektronische Rechnungsstellung enthält.
In vielen EU-Mitgliedsstaaten setzt man schon lange auf die EU-Reformvorschläge zur Digitalisierung der E-Rechnung.
Definition der elektronischen Rechnung
Die deutsche Regierung hat in 2021 den Willen zur Umsetzung im Koalitionsvertrag festgehalten. Die schnellstmögliche Einführung eines Meldesystems wurde fixiert, das die Erstellung, Weiterleitung und Prüfung von Rechnungen genutzt werden soll.
Nun liegt die Änderung des § 14 UStG im Gesetzentwurf des Wachstumschancengesetz vor, basierend auf dem EU Rechnungsstandard CEN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014).
Dieser Standard ist bereits seit 2020 bei grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen im B2G (Business to Government) unter dem Namen „X-Rechnung“ in Deutschland verpflichtend.
Der Gesetzentwurf definiert die Begriffe der Papierrechnung und E-Rechnung: Als “sonstige Rechnung” gelten zukünftig alle Papierrechnungen oder Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.
Die „elektronische Rechnung“ wird als eine Rechnung definiert, die im strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Welche Formate sind nun aber für die E-Rechnung zulässig? Dies war lange Zeit unklar. Der Gesetzesentwurf beschreibt diesen Punkt wie folgt: „Die elektronische Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1) entsprechen.“
Welche gängigen Formate der E-Rechnung gibt es?
ZUGFeRD 2.x & Factur-X
ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind gleichbedeutend. International verwendet man die Bezeichnung Factur-X. Dieses Hybridformat, das in Zusammenarbeit mit Deutschland und Frankreich entstanden ist, vereint die Rechnungsformate XML und PDF. In der visuell wie eine Rechnung aussehenden PDF-Datei (PDF A/3) ist eine eingebettete XML enthalten, die den strukturierten Datensatz mit allen relevanten Informationen einer Rechnung trägt. Anwender können wählen, ob sie nur die PDF verwenden oder auf den XML-Datensatz zugreifen möchten. Der Vorteil dieses Formats liegt darin, dass ein Austausch ohne vorherige Absprache mit dem Empfänger möglich ist.
X-Rechnung
Die herkömmliche, visuelle Rechnung, wie sie üblicherweise verwendet wird, steht in keinem Zusammenhang mit der direkten elektronischen Datenübertragung, weil dabei lediglich die relevanten Informationen ausgetauscht werden. Bereits im öffentlichen Auftragswesen wird die X-Rechnung angewendet. Entwickelt und bereitgestellt von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT), ist die X-Rechnung ein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das eine direkte elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht.
EDI Format
Das EDI-Format ist originär ein Datenaustauschformat, welches bereits seit 1988 als standardisiertes Format existiert (EDIFACT). Über dieses Format können auch Rechnungsdaten übermittelt werden (EDIFACT INVOIC). Die Nutzung von EDI erfordert eine dedizierte Schnittstelle. Trotz seiner etablierten Position auf dem Markt ist das EDI-Format nicht mehr das aktuellste.
Welches Format gilt nun?
Im Wachstumschancengesetz ist keine genaue Formvorschrift der E-Rechnung genannt, sondern nur eine allgemeine Definition. Am 02. Oktober hat das BMF sich dazu nach langem Warten geäußert. Sowohl die X-Rechnung (Wortlaut: Rechnung nach dem XStandard), als auch Rechnungen nach dem ZUGFeRD Format ab Version 2.0.1 entsprechen der Definition der E-Rechnung, wie sie durch das Wachstumschancengesetz in §14 UStG verankert werden soll.
Ab wann wird die elektronische Rechnung Pflicht?
Im Grundsatz sollen alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen erstellen und empfangen können. Das Wachstumschancengesetz beinhaltet aber Vorschläge für mögliche Übergangsregelungen, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers:
Die Papierrechnung oder ein anderes elektronisches Format, das nicht der Definition aus dem Wachstumschancengesetz entspricht (keine X-Rechnung, kein ZUGFeRD 2.0.1) ist noch möglich:
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In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (wobei letztere wie bisher nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig.
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Im Jahr 2027 dürfen inländische Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (letztere nach wie vor nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) an ihre inländischen Kunden ausstellen.
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Im Jahr 2027 dürfen weiterhin auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Der relevante Zeitpunkt ist dabei der Zeitpunkt, an dem die Rechnung übermittelt wird.
Stellungnahme Bundesrat
Der Bundesrat unterstützt die Idee, dass Rechnungen elektronisch ausgestellt werden sollen, um dem Trend zur Digitalisierung in Unternehmen zu folgen. Gleichzeitig sieht er darin eine Möglichkeit für die Steuerverwaltung, um besser gegen Steuerbetrug vorgehen zu können.
Aber es gibt noch Fragen darüber, wie genau das Ganze umgesetzt werden soll und welche Unterschiede es in verschiedenen Branchen gibt. Außerdem müssen viele Unternehmen ihre Abläufe und Systeme anpassen, was Zeit und Geld kostet.
Mit einer Verschiebung des Starttermins will der Bundesrat den Unternehmen mehr Zeit geben, sich darauf vorzubereiten.
Fazit
Es steht außer Frage, dass die elektronische Rechnung in naher Zukunft verpflichtend sein wird. Die Ära der traditionellen Papierrechnung neigt sich dem Ende zu, während die digitale Rechnung immer mehr an Bedeutung gewinnt. Sie zeichnet sich durch ein strukturiertes Format aus, das eine reibungslose elektronische Übermittlung und Verarbeitung ermöglicht. Dieser Ansatz eliminiert Medienbrüche und ermöglicht eine nahtlose Integration in digitale Systeme. Dadurch wird der gesamte Rechnungsprozess effizienter, praktischer und umweltfreundlicher gestaltet.
