Stolperfallen der ERP Einführung

„Alles, was schiefgehen kann, geht schief.“

Die Einführung eines ERP-Systems ist oft eine aufwendige und damit meist auch kostspielige Angelegenheit. Wenn sie ein solches Projekt angehen möchten, können Sie einiges dafür tun, Murphy weitestgehend in seine Schranken zu verweisen. Murphys Gesetz unterstreicht die Notwendigkeit, nicht ausschließlich auf unsere Intuition zu vertrauen, sondern rationale Entscheidungen zu treffen. Es erinnert uns daran, das Unvorhersehbare zu berücksichtigen und potenzielle negative Folgen zu erwarten – und somit rechtzeitig abzuwenden.

Murphy und ERP-Systeme, wie geht das zusammen? Beide Schlagworte sind enger miteinander verwoben als Sie vielleicht glauben. Holen wir uns schnell noch einmal die Regel von Murphy (Murphy’s Law) ins Gedächtnis.

Die Einführung eines ERP-Systems ist eine aufwändige und damit meist auch kostspielige Angelegenheit. Wenn Sie ein solches Projekt angehen möchten, können Sie Murphy nicht gebrauchen. Glücklicherweise können Sie einiges dafür tun, ihn weitestgehend in seine Schranken zu verweisen. Im Grunde unterstreicht Murphys Gesetz nur die Notwendigkeit rationale Entscheidungen zu treffen und nicht ausschließlich auf die Intuition zu vertrauen. Es erinnert daran, das Unvorhersehbare zu berücksichtigen, potenzielle negative Folgen zu erwarten und somit abzuwenden.

7 Punkte mit denen Sie bei der ERP-Einführung konfrontiert werden.

Planung und Vorbereitung

Sie führen jetzt ein ERP-System ein, los geht’s! Falsch!
Mal ganz pauschal, Planung ist das A und O und des Pudels Kern für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Unzureichende Planung und Vorbereitung können zu erheblichen Problemen während der Einführung eines ERP-Systems führen. Dies kann bedeuten, dass wichtige Aspekte übersehen oder vernachlässigt werden, was zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts führen kann.

Eine gründliche Planung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle relevanten Bereiche berücksichtigt werden. Dazu gehören die Festlegung klarer Ziele und Anforderungen, die Bewertung der aktuellen Systeme und Prozesse, die Festlegung eines realistischen Zeitplans und Budgets, ein qualifiziertes Projekt-Team, sowie die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems.

-> Nehmen Sie sich Zeit für Vorbereitung und Planung. Das macht sich nicht nebenher. Und außerdem: Alle Kraft dem Anfang!

Fehlende Unterstützung seitens des Top-Managements

 “IT ist Chefsache”, meinte einer unser Unternehmensgründer gerne. Eine erfolgreiche ERP-Einführung erfordert die volle Unterstützung des Top-Managements. Wenn das Management nicht vollständig hinter dem Projekt steht oder nicht die erforderlichen Ressourcen bereitstellt, oder Entscheidungen untermauert, kann dies das Projekt gefährden, ohne dass Sie dies eigentlich wollen. Dies bedeutet allerdings nicht, dass das Management alles selber machen muss.

-> Ihr Management sollte sich stets auf dem Laufenden befinden und wichtige Entscheidungen mittragen.

Mangelnde Einbindung der Mitarbeiter

Vom Management, das über die Implementierung genau im Bilde sein sollte, werden aber gerne auch die eigenen Mitarbeiter vernachlässigt. Die Mitarbeiter sind ein wesentlicher Bestandteil ihres Unternehmens und damit auch Teil einer erfolgreichen ERP-Einführung. Es sind Ihre Mitarbeiter, die die täglichen Prozesse leben und im Alltag umsetzen. Wenn sie nicht ausreichend in den Prozess eingebunden werden oder nicht über die erforderlichen Schulungen verfügen, kann dies zu Widerstand und ineffizienter Nutzung des Systems führen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Mitarbeiter können sich gegen Veränderungen in ihren Arbeitsabläufen und -prozessen wehren, insbesondere wenn die Vorteile des neuen ERP-Systems nicht klar kommuniziert werden oder wenn sie nicht ausreichend geschult werden.

-> Vergessen Sie nie das Know-How ihrer Mitarbeiter und begeistern Sie diese neue Wege zu gehen.

Übermäßige Anpassungen

Damit wir uns richtig verstehen. Als Softwarehersteller und Beratungsdienstleister ist es einer unserer herausstechenden Merkmale die Software individuell an Ihre Bedürfnisse und Prozesse anpassen zu können. Aber manchmal versuchen Unternehmen, das ERP-System zu stark an ihre bestehenden Prozesse anzupassen, anstatt ihre Prozesse bei einer ERP-Implementierung zu überdenken und gegebenenfalls an bewährte Best Practices anzupassen. Dies kann zu übermäßiger Komplexität und höheren Kosten führen.

-> Nutzen Sie die Einführung des neuen ERP-Systems um Ihre gelebten Prozesse einmal auf den Prüfstand zu stellen.

Mangelnde Skalierbarkeit

Ein ERP-System sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Wenn das gewählte System nicht skalierbar ist oder nicht in der Lage ist, zukünftige Anforderungen zu erfüllen, kann dies zu zusätzlichen Kosten und Schwierigkeiten führen. Dies bedeutet für die Zukunft mitzudenken. Auch wenn diese noch nicht gleich umgesetzt werden. Es gilt immer das große Ganze zu betrachten, selbst wenn erst einmal nur einzelne Abläufe implementiert werden, oder “Klein” angefangen wird, wenn Sie langsam auf eine fertige Komplettlösung hinarbeiten möchten.

-> Für die Zukunft und nicht für die Tonne arbeiten. Behalten Sie Ihre Vision / ihre Unternehmensentwicklung im Blick.

Schlechte Datenqualität und -integrität

In vielen Fällen haben Sie bereits vorhandene Geschäftsdaten. Egal, ob in Excel oder in einem Altsystem, dass den Anforderungen nicht mehr gerecht wurde. Wenn diese vorhandenen Daten nicht sauber und konsistent sind, oder wenn die Integration mit anderen Systemen nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde, kann dies zu Fehlern und Inkonsistenzen führen, die die Effektivität das neue ERP-Systems beeinträchtigen. Ein vielgehörter Spruch in unsere Branche lautet: “Shit in, shit out”, also etwas verharmlost ausgedrückt, dass was Sie eingegeben haben, können Sie auch wieder entnehmen. Eine Aufbereitung der vorhandenen Daten kann als Vorbereitung zur Übernahme in das neue ERP-System eine gute Vorbereitung sein.

-> Daten müssen korrekt und ausführlich gepflegt werden und vor allem müssen sie aktuell sein.

Budgetüberschreitung

Die Einführung eines ERP-Systems kann teuer sein, und es ist nicht ungewöhnlich, dass Projekte ursprünglich geplante Budget überschreiten. Daher ist es sehr wichtig, realistische Budgets festzulegen und ein enges Kostenmanagement während des gesamten Projekts durchzuführen.
Beachten Sie, dass es verschiedene Projektmodelle gibt die auch in Bezug auf die Kostengestaltung klare Unterschiede aufweisen.

-> Kommunizieren Sie Ihr Budget klar und deutlich, damit jeder der Beteiligten den Überblick über die laufenden Kosten behalten kann.

Sieben von unzähligen Stolperfallen, die Ihnen im Laufe einer ERP-Einführung begegnen können. Als erfahrener Partner mit über 35 Jahren Lösungserfahrung haben wir stets ein wachsames Auge auf potenzielle Stolpersteine bei der Einführung von ERP-Systemen. Unser fundiertes Fachwissen ermöglicht es uns, unzureichende Planung und Vorbereitung zu erkennen und proaktiv anzugehen. Durch klare Kommunikation, gründliche Analyse und eine maßgeschneiderte Herangehensweise minimieren wir Risiken und maximieren den Erfolg Ihrer ERP-Einführung. Sie können sich darauf verlassen, dass wir Ihnen als vertrauensvoller Partner zur Seite stehen und Sie durch den gesamten Prozess begleiten, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.