Papierloses Büro: Mehr Effizienz, weniger Verschwendung!

Das papierlose Büro bietet zahlreiche Möglichkeiten, um ein hohes Maß an wertvollen Ressourcen einzusparen. Doch trotz dieser verfügbaren Technologien zur Reduzierung oder vollständigen Vermeidung von Papier aus dem Büro halten viele Unternehmen noch immer an ihren papierbasierten Systemen fest.

Nur 18 % der Unternehmen agieren vollständig papierlos. Das Arbeiten mit Papier ist umständlich, reduziert die Produktivität und die operative Effizienz und kostet Unternehmen sehr viel Geld. Im Durchschnitt verbraucht jeder Deutsche jährlich 244 Kilo Papier. Vor allem in den Büros hat der Papierverbrauch in den letzten Jahrzehnten sogar weiter zugenommen!

Lesen Sie mehr über die Chancen und Vorteile eines papierlosen Büros und den Nutzen der dadurch entstehenden papierlosen Abläufe.

Von der Zettelwirtschaft zur Digitalisierung

Die Unordnung, die durch Dokumente und Notizzettel, Post-its, die am Laptop kleben, sowie verlegte oder verlorene physische Unterlagen verursacht wird, gehört glücklicherweise der Vergangenheit an, dank des Konzepts des papierlosen Büros. Die Digitalisierung von Dokumenten trägt nicht nur dazu bei, Ordnung und Effizienz inmitten des Papierchaos zu schaffen, sondern schont auch in erheblichem Maße unsere wertvollen natürlichen Ressourcen.

Im papierlosen Büro gilt es in erster Linie alle Belege digital abzuwickeln: Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen und auch andere Dokumente wie etwa Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Bewerbungsunterlagen. Die Umsetzung durch Digitalisierung, Speicherung und Archivierung dieser Unterlagen auf entsprechenden Datenspeichern optimiert die Arbeitseffizienz und steigert die unternehmerische Produktivität. Auch behördliche Unterlagen werden gemäß des E-Rechnungs-Gesetzes elektronisch abgewickelt. Bereits im April 2020 wurden Bund, Länder und Kommunen dazu verpflichtet, die Voraussetzungen zum Empfang und zur Weiterverarbeitung digitaler Rechnungen zu schaffen.

Für Unternehmen wie Behörden wird in aller Regel gleichermaßen ein Dokumentenmanagement-System (DMS) als Grundlage für die Realisierung des papierlosen Büros genutzt. Dadurch ist auch der GoBD-konforme Umgang mit steuerrechtlich relevanten Belegen sichergestellt.

Was ist ein papierloses Büro?

Im Gegensatz zu papierbasierten Prozessen bietet das papierlose Büro ein hohes Potenzial zum Einsparen wertvoller Ressourcen. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems werden Papierkonvolute in digitale Dokumente umgewandelt. Alle Nachteile von papiergestützten Verwaltungsarbeiten im Büroalltag lassen sich durch das papierlose Büro eliminieren.

Wie funktioniert das papierlose Büro?

Zunächst sollten alle vorhandenen Papierdokumente für eine effektive Prozessautomatisierung einer Inventur unterzogen werden –sodass auch tatsächlich nur weiterhin benötigte Dokumente dem Digitalisierungsprozess zugeführt werden. Nach einer einfachen Bearbeitung von Dokumenten aus Quellen wie Scanner oder Drucker werden die über ein DMS digitalisierten Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware zentral gespeichert, indexiert und in verbundene Workflows integriert.

Was kann man im Büro digitalisieren?

Für ein weitgehend papierloses Büro bieten sich primär Dokumente wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Buchungsbelege zur Digitalisierung an. Aber auch der Kommunikationsbereich ist hierfür äußerst relevant: Ausgedruckte und unter involvierten Kollegen verteilte physische Unterlagen werden ersetzt durch ein digitales und zentrales System der Datenzuweisung an die betreffenden Teams.

Was bedeutet Digitalisierung im Büro?

Im Rahmen der Digitalisierung eines Büros wird eine überwiegend virtuelle Arbeitswelt geschaffen, die auf Aktenordner, Drucker und Büroschränke größtenteils oder sogar komplett verzichten kann. Unternehmerische Prozesse laufen weitestgehend digital sowie teilweise automatisiert ab und ermöglichen Mitarbeitenden ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten unter Einbeziehung hoher Flexibilität.

Was sind die Gründe für ein papierloses Büro?

Die Vorzüge eines digitalisierten Büros, das auf den Einsatz von Papier verzichtet, sind vielfältig. So profitiert etwa die Umwelt durch Einsparungen von Papier und damit der Ressource Holz. Für das Archivieren von Dokumenten wird weniger Platz benötigt, Kosten können somit deutlich reduziert werden. Zudem lässt sich die Zusammenarbeit über mehrere Unternehmensstandorte hinweg dank digitaler Prozesse und ohne papierbasierte Unterlagen signifikant vereinfachen.

Vorteile eines papierlosen Büros

Remote-Work

Ein papierloses Büro kann eine wichtige Grundlage für das Arbeiten im Remote-Modus sein, aus mehreren Gründen:

Zugänglichkeit: In einem papierlosen Büro sind alle Dokumente und Dateien digital gespeichert. Dies ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff von überall her, solange sie eine Internetverbindung haben. Dies ist entscheidend für Remote-Arbeit, da Mitarbeiter von verschiedenen Orten aus arbeiten können.

Einfache Zusammenarbeit: Digitale Dokumente und Dateien können leicht geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, ohne physische Kopien hin- und herzusenden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, unabhängig von ihrem Standort.

Echtzeitkommunikation: In einem papierlosen Büro können Teammitglieder in Echtzeit über Messaging-Apps, E-Mail oder Videokonferenzen kommunizieren. Dies fördert die Kommunikation und die Abstimmung, was in der Remote-Arbeit von entscheidender Bedeutung ist.

Kostensenkung

Durch die Digitalisierung von Dokumenten und interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere Betriebskosten eingespart:

• Speicherkosten: Durch die Digitalisierung von Daten, Akten und Ordnern besteht kein Bedarf mehr, Aktenschränke zu kaufen, wertvolle Stellfläche für die Lagerung von Papierdokumenten zu verschwenden oder Ausdrucke zur späteren Verwendung aufzubewahren.

• Kopier- und Druckkosten: Beim papierlosen Arbeiten ist es nicht mehr notwendig, mehrere Kopien einer Datei zur Verteilung im Büro zu erstellen. Wenn Sie Post digitalisieren, können Sie mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems eine Kopie für den einfachen Zugriff an einem zentralen Ort aufheben.

• Kosten von Geschäftsprozessen: Mit der Transformation von manuellen zu automatisierten Workflows werden Geschäftsprozesse vereinheitlicht und Kosten reduziert. Beispielsweise kann die Optimierung von Workflows ein schnelleres Inkasso und eine Reduzierung von Anschaffungskosten bewirken.

• Sicherheits- und Datenwiederherstellungskosten: Die Sicherung Ihrer Daten an mehreren Orten ist einfach und kostengünstig. Eine Wiederherstellung dieser Daten ist noch einfacher und beeinträchtigt die Geschäftskontinuität nicht.

Eine digitale Ablage erhöht die Produktivität

Wenn Inhalte durch eine digitale Ablage zentral gespeichert und korrekt indexiert werden, ist der Zugriff ganz einfach. Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr auf die Suche nach diesen Dokumenten verschwenden und können Informationen unternehmensweit schnell weitergeben. Dadurch werden die Prozesse beschleunigt. Eine digitale Belegerfassung kann beispielsweise durch eine automatische Verknüpfung mit relevanten Dokumenten wie Bestellungen, Frachtbriefen, Verträgen und mehr beschleunigen.

Außerdem lässt sich durch die Integration von Anwendungen Zeit sparen. Zum Beispiel vermeiden Sie durch die Integration von Dokumentenmanagementsystemen, Rechnungsstellung und Customer-Relationship-Software das Siloing von Aufgaben und stellen einen reibungslosen Informationsfluss sicher.

Mehr Sicherheit und Compliance

Ohne Datensicherung riskieren Sie den Verlust geschäftskritischer Informationen, was die Geschäftskontinuität und die Kundenbeziehungen beeinträchtigen kann.

Mit digitalen Systemen arbeiten Sie in einer Umgebung, die sich durch erhöhte Sicherheit auszeichnet: Durch die Verschlüsselung von Dokumenten und Kommunikation sind Sie besser vor Sicherheitsverstößen geschützt und können kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Dateien hat. Die Einhaltung von Compliance-Vorschriften wie HIPAA und der DSGVO wird erheblich einfacher.

Erhöhung der Nachhaltigkeit

Gerade in der heutigen Zeit trägt der Verzicht auf Papier im Büro auch erheblich zum Umwelt- und Klimaschutz bei. Ein weitgehend digital aufgestellter Betrieb kann bei einer deutlichen Reduktion papierbasierter Dokumente zudem auf die Verwendung von Druckerperipherie wie beispielsweise Tinte verzichten – und erhöht damit die Nachhaltigkeit des Unternehmens und dessen Ökobilanz noch weiter.

Vor allem der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems erhöht die vorteilhaften Aspekte des papierlosen Büros im Bereich der Nachhaltigkeit und schont neben den natürlichen Ressourcen letztendlich auch noch die Unternehmenskasse.

Was ist eine “sichere Dokumentenarchivierung”?

Unter einer sicheren Dokumentenarchivierung versteht man das Ablegen geschäftsrelevanter Dokumente, die aktuell nicht in Gebrauch sind, in einem sicheren digitalen Speicher und für einen längeren Zeitraum. Da immer mehr Unternehmen eine digitale Schriftgutverwaltung und damit das papierlose Büro aufgrund zahlreicher Digitalisierungsvorteile, wie beispielsweise reduzierte Betriebskosten und eine höhere Sicherheit sowie Compliance, einführen, nutzt auch eine zunehmende Anzahl von Betrieben Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur Speicherung von Dokumenten.