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E-Rechnung: Die Zukunft der digitalen Rechnung

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Was ist die E-Rechnung?

 

Die E-Rechnung ist das offizielle elektronische Rechnungsformat der Bundesrepublik Deutschland, das seit dem 27. November 2020 für alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtend ist. Sie bietet eine effiziente und standardisierte Methode zur Übermittlung von Rechnungen und sorgt für eine schnellere Bearbeitung und weniger Fehler.

Ab dem 01.01.2025 wird die elektronische Rechnung (XRechnung) im B2B-Bereich verpflichtend. Angesichts des erwarteten hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/

Weitere Informationen und aktuelle Regelungen

Da sich die Regelungen immer wieder ändern, stellen wir Ihnen hier einen Link mit allen wichtigen Informationen zur Verfügung:
FAQ zum Thema XRechnung | E-Rechnung in der Bundesverwaltung (e-rechnung-bund.de)

Für Österreich

E-Rechnungen sind bislang nur bei erbrachten Leistungen an den Bund oder die öffentliche Verwaltung verpflichtend. Derzeit ist noch kein Datum für eine generelle e-Rechnungspflicht in Österreich bekannt. Die deutsche Regelung hat jedoch bereits Auswirkungen auf viele Unternehmen in Österreich. Details unter: e-Rechnung in Österreich – Pflicht & Regelungen ab 2025

Für österreichische Unternehmen entsteht eine Verpflichtung zur e-Rechnung nur dann, wenn sie über eine feste Niederlassung in Deutschland verfügen und in den Rechnungsprozess involviert sind. Dennoch ist damit zu rechnen, dass deutsche Geschäftspartner zunehmend strukturierte elektronische Rechnungen einfordern, um die Vorteile der automatisierten Verarbeitung nutzen zu können.

Das müssen sie beachten!

Ab dem Stichtag liegt nur noch dann eine E-Rechnung vor, wenn die Rechnung in einem „strukturierten elektronischen Format“ ausgestellt, übermittelt, empfangen und eine elektronische Verarbeitung ohne Medienbruch ermöglicht wird.

  • Europäisches Format: Alle Dokumente entsprechen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung
  • Eigenes Format: Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vereinbaren ein eigenes Format mit allen erforderlichen Angaben einer E-Rechnung

Gültige Formate:

Für die E-Rechnung werden mehrere Formate unterstützt, die gängigsten sind. Genauere Definitionen finden Sie hier: XRechnung – Wikipedia

  • XRechnungs-Format: eine strukturierte XML-Datei, welche die Vorgaben der EU-Richtlinie für elektronische Rechnungen erfüllt
  • ZUGFeRD Format: hybrides Rechnungsformat, eine Kombination aus einer menschenlesbaren PDF mit einer eingebetteten strukturierten und maschinenlesbaren XML-Datei

Zeitstrahl

Vom Bund werden folgende Meilensteine eingeplant:

  • ab 01.01.2025: Empfang, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen im B2B-Bereich innerhalb Deutschlands verpflichtend!
  • ab 01.01.2027: Rechnungen in Papier und Bildformat (PDF) nicht mehr zulässig wenn Vorjahresumsatz > 800.000 EUR
  • ab 01.01.2028: EDI-Übertragung nicht mehr ausreichend, Zurverfügungstellen aller inländischen B2B-Rechnungen an die zuständige Finanzverwaltung

E-Rechnung und PEPPOL!

Was ist PEPPOL?

  • „Pan-European Public Procurement Online“ stellt ein Netzwerk für Daten sowie Spezifikationen der zu übermittelnden Dokumente zur Verfügung.
  • Vorteil: ein vollständiger, elektronischer und automatisierter Austausch von Dokumenten
  • Peppol-ID: jeder Rechnungssender und jeder Rechnungsempfänger einer E-Rechnung erhält eine eindeutige Nummer. Diese setzt sich z.B. wenn vorhanden aus Ihrer GLN oder Ihrer Umsatzsteuer-ID + weitere Kennziffern zusammen.

Was ist das 4-Corner-Modell?

  • Weg der E-Rechnung im Netzwerk vom Sender zum Empfänger. Der Sender ist die 1. Ecke – der Empfänger die 4. Ecke im Modell.
  • Nur berechtigter Zugang der Dokumente mit der Sender-Peppol-ID und der Empfänger-Peppol-ID
  • Austausch über Access-Points: Jeder Teilnehmer ist immer einem Access-Point zugeordnet – hier die 2. und 3 Ecke im Modell.
  • Zentrale Datenbank und Kompatibilitätsprüfung: mit Empfänger-ID wird abgefragt an welchen Access-Point das Dokument zugestellt werden muss inkl. Kompatibilitätsprüfung des Dokuments auf den Standard von Peppol.
  • Anschluss an bestehende Service-Provider: Um an diesem Netzwerk teilzunehmen, muss man entweder an einen Peppol Service Provider angeschlossen sein, oder einen eigenen Access-Point aufbauen.

Wichtige Änderungen in Professional ERP

  • Die aktuelle Einbindung der XRechnung wird auf die neueste Version 3.0.1 erweitert.

  • Neben dem bereits unterstützten CII-Format wird zukünftig auch das UBL-Format unterstützt.

  • Die Adressverwaltung und Belegwege werden um Felder für die Leitweg-ID und den Übertragungsweg (E-Mail, Dateiverzeichnis, Peppol) erweitert.

  • Ein Viewer wird bereitgestellt, um eingehende und ausgehende XRechnungen in einem lesbaren Format anzuzeigen.

  • Für die Übertragung der XRechnung über Peppol sind abhängig vom verwendeten Peppol-Server zusätzliche Einstellungen erforderlich.

  • Die Unterstützung der XRechnung wird als Erweiterung der Grundversion allen Kunden zur Verfügung stehen.

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