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Haben Sie den Begriff vom Key User schon einmal gehört?

Ein Key User, auch Hauptanwender oder Schlüsselnutzer genannt, spielt eine zentrale Rolle in der Implementierung und dem Betrieb von IT- aber auch ERP-Systemen, innerhalb Ihres Unternehmens. Dies können aus ein (Zentral), oder mehreren (Abteilung) Personen bestehen. Spezifische Anforderungen an Key User können je nach Unternehmen und System variieren, aber im Allgemeinen sollten Key User folgende Fähigkeiten und Kenntnisse mitbringen, oder erlangen.

Fachliche und Technische Kenntnisse:

Fachlich und technische Kenntnisse sind eine hervorragende Qualifikation um einen Ihrer Mitarbeiter als Key User einsetzen zu können. Falls diese noch nicht vorhanden sind, sollten Sie für das erlangen der Eigenschaften Zeit und Ressource berücksichtigen.

Verständnis der Geschäftsprozesse:

  • Kenntnis der relevanten Geschäftsprozesse und wie diese durch das IT-System unterstützt werden.

  • Fähigkeit, Prozessanforderungen zu analysieren und zu dokumentieren.

IT-Systemkenntnisse:

  • Kenntnisse des spezifischen IT-Systems (ERP).

  • Fähigkeit, Konfigurationen und Anpassungen innerhalb des Systems vorzunehmen.

Technisches Grundverständnis:

  • Verständnis von IT-Infrastrukturen und Softwarearchitekturen ist hilfreich.

  • Ebenso Know-how in IT-Themen wie Datenbankmanagement, Schnittstellen.

Darüber hinaus kann auch ein gewisses Repertoire an Sozialkompetenzen einen guten Key User ausmachen.

Sozialkompetenz

Kommunikationsfähigkeit:

  • Fähigkeit, zwischen IT- und Fachabteilungen zu vermitteln.
    Klare und effektive Kommunikation mit Endanwendern und IT-Teams.

Problemlösungsfähigkeiten:

  • Analytische Fähigkeiten zur Identifikation und Lösung von Problemen.
    Proaktive Herangehensweise zur Fehlersuche und -behebung.

Training und Unterstützung:

  • Fähigkeit, Schulungen für Endanwender durchzuführen.

  • Erstellung von Schulungsunterlagen und Benutzerhandbüchern.

  • Unterstützung und Betreuung der Endanwender bei der Nutzung des Systems.

Die Eigenschaften, welche ein guter Key User für Sie mitbringen darf, lässt sich gerade weiterführen. Organisationstalent, Dokumentieren, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Lernbereitschaft. Klingt fast nach einen eigene Stelle, aber lohnt sich das?

Ein gut ausgebildeter Key User ist der Schlüssel, um IT-Systeme nicht nur zu nutzen, sondern zum strategischen Vorteil zu machen.

Jens GoldbergConsultant Software-Schmiede

Wir sagen, ja!

Welchen Nutzen haben Sie in Ihrem Unternehmen?

Ein Key User bringt Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht Nutzen und trägt maßgeblich zum Erfolg zum effektiven Betrieb des verwendeten ERP-Systems bei.

  • Sie haben eine fundierte Brücke zwischen Ihren Fachabteilungen und dem Betreuenden ERP-Anbieter.

  • Durch fundiertes Wissen der Geschäftsprozesse können Ihre Key User präzise Anforderungen ermitteln und mit dem ERP-Anbieter kommunizieren. Dies führt zu effizienteren und zielgerichteteren Lösungen.

  • Durch Unterstützung Ihrer Mitarbeiter stellt Ihr Key User sicher, dass die Mitarbeiter das ERP-System optimal nutzen. Auslastung und Produktivität können damit deutlich gesteigert werden.

  • Als erste Anlaufstelle für Probleme und Fragen können Ihre Key User viele Anforderungen intern lösen, bevor sie eskaliert und an den betreuenden ERP-Anbieter weitergeleitet werden müssen. Ausfallzeiten und somit unnötige anfallende Kosten schnell abgefangen werden.

  • Mit Ihren gut ausgebildeten Key Usern kann die externe Beratung und der zugriff auf Supportdienstleistungen verringert werden. Das spart Zeit und Kosten.

  • Ihre Key User liefern durch den Gesamtüberblick wertvolle Daten zum ERP-System, die Ihr Management für fundierte Entscheidungen nutzen kann.

Welchen Nutzen hat Ihr ERP-Anbieter vom Einsatz der Key User?

Auch wir, als ERP-Anbieter profitiert erheblich davon, wenn das Kundenunternehmen gut ausgebildete Key User einsetzt. Beispiele hierzu:

  • Ihr Key User fungiert als kompetenter Ansprechpartner, für die technischen und geschäftlichen Anforderungen und können klar kommuniziert werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und reduziert Missverständnisse. Des weiteren werden werden Anforderungen zentral kanalisiert.

  • Wenn Ihr Key User Probleme selbst lösen kann, wird unser Support entlastet. Das führt zu kürzeren Reaktionszeiten und effizienterem Support.

  • Gut ausgebildete Key User können die Implementierung schneller und erfolgreicher durchführen. Dies steigert die Ihre Zufriedenheit und die Ihrer Mitarbeiter. Außerdem wird die Wahrscheinlichkeit von Eskalationen minimiert.

  • Ihre Key User können uns fundiertes Feedback über die Stärken und Schwächen des ERP-Systems geben. Dies hilft uns, das Produkt kontinuierlich zu verbessern und besser auf Ihre Bedürfnisse einzugehen.

Insgesamt profitieren wir als ERP-Anbieter von einer effizienteren Implementierung, höherer Kundenzufriedenheit und langfristigen Geschäftsbeziehungen, wenn das Kundenunternehmen über kompetente Key User verfügt. Dies führt zu einer Win-Win-Situation, in der sowohl wir als Anbieter als auch Sie der Kunde langfristig erfolgreich sind.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir Sie bei der Implementierung und Schulung von Key Usern unterstützen können? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unsere Experten stehen Ihnen gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung.

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